Notion AI로 회의록 요약과 이메일 작성 자동화 완벽 가이드
재택근무·하이브리드 근무가 일상화되면서 회의록 작성과 후속 이메일 발송은 매번 반복되는 골칫거리입니다. Notion AI를 활용하면 회의 내용을 간단히 요약하고, 자동으로 회의 결과를 공유하는 이메일 초안까지 단 몇 초 만에 완성할 수 있습니다. 이 글에서는 Notion AI의 핵심 기능부터 실제 워크플로우 구축, Zapier(또는 Make.com) 연동까지 단계별로 상세히 안내합니다.
1. Notion AI로 무엇을 자동화할 수 있나?
- 텍스트 전사본을 붙여넣으면 AI가 회의록 요약을 ‘의제별’, ‘결정사항’, ‘액션 아이템’으로 자동 분류
- 요약된 내용을 바탕으로 이메일 초안(제목·본문·수신자 멘션·CTA 포함)을 생성
- 생성된 회의록과 이메일을 Notion 데이터베이스에 저장·관리하고, 발송 알림을 Slack·Gmail로 푸시
“Notion AI로 회의록 요약과 이메일 작성, 자동화해볼까요?”라는 네이버 블로그 글에서도 회의록 작성·이메일 전송 과정을 AI로 단축할 수 있다고 소개했습니다.
2. 사전 준비 단계
- Notion AI 사용권 확인
- 비즈니스 플랜 이상에서 AI 기능 제공
- 워크스페이스 관리자에게 AI 활성화 요청
- Notion Integration(앱) 설정
- Settings & Members → Integrations → Internal Integration Token 발급
- 회의록·이메일 템플릿 페이지에 해당 Integration 초대
- 자동화 도구 계정 확보
- Zapier 또는 Make.com 계정 생성
- Gmail, Slack, Notion API 키 연동
3. 1단계: 회의록 자동 요약
- 전사된 텍스트 준비
- Zoom·Google Meet 녹음 후 Otter.ai·Descript로 텍스트 전사
- Notion 페이지에 회의 날짜·참석자·전사본 붙여넣기
- AI 요약 실행
- 페이지에
/AI Summarize커맨드 입력 - “회의 내용을 ①의제 ②결정사항 ③액션 아이템 순으로 분류해줘” 요청
- 페이지에
- 결과 확인 및 수정
- AI가 자동 생성한 요약을 읽고, 페이지 상단에 표 형태로 정리
- 담당자·마감일 등 누락된 정보 직접 보완
예시 결과
- 의제
- 신규 프로젝트 일정 조율
- 예산 승인 절차
- 결정사항
– A팀이 7월 10일까지 예산안 제출
– B팀 리소스 배분 시트 작성- 액션 아이템
- 김수진: B팀 리소스 시트 공유 (7/5)
- 이영호: 예산안 초안 작성 (7/8)
4. 2단계: 이메일 초안 자동 생성
- 회의록 데이터베이스 생성
- 속성: 제목(Title), 회의일(Date), 요약(Summary, rich_text), 액션(Checkbox/Tasks), 이메일 초안(Email Draft, rich_text)
- AI 이메일 작성 커맨드
- 페이지 하단에
/AI Generate email입력 - “위 회의록 요약을 기반으로 A팀에 발송할 이메일 제목과 본문, 첨부 Notion 링크를 포함해 작성해줘” 요청
- 페이지 하단에
- 이메일 초안 포맷 예시
제목: [7/2 회의] 신규 프로젝트 예산 승인 요청 안녕하세요, A팀 여러분. 지난 7월 2일 진행된 신규 프로젝트 회의 내용 요약드립니다. • 결정사항: 예산안 제출(7/8), 리소스 시트 작성(7/5) • 액션 아이템: 김수진(리소스 시트), 이영호(예산 초안) 세부 회의록은 아래 링크를 참고해주세요. 👉 https://notion.so/회의록-링크 감사합니다. - 수발신자·CC 설정
- 메시지 상단에 “수신: team@example.com, 참조: manager@example.com” 삽입
- 필요시 AI에 “참조자도 포함해줘” 추가 지시
5. 3단계: 워크플로우 자동화
Zapier 예시
- Trigger: Notion – New Database Item in ‘회의록’
- Action 1: Formatter by Zapier – Extract Summary & Email Draft
- Action 2: Gmail – Send Email
- To: 수신자 속성
- Subject: Email Draft 제목 부분
- Body: Email Draft 본문 전체
- Action 3: Slack – Send Channel Message
- “7/2 회의 이메일이 발송되었습니다. Notion 확인 ▶ 링크”
Make.com 예시
- Notion Watch Database → Filter(Status = ‘요약 완료’)
- HTTP(OpenAI) 호출 → 요약 & 이메일 요청
- Notion Update Page(Email Draft 필드 입력)
- Gmail — Send an Email
- Slack — Post Message in Channel
6. 팁: AI 결과 품질 높이기
- 명확한 프롬프트: “회의 목적·참석자·핵심 질문”을 구체적으로 기술
- 구조화 요청: 표, 번호 목록, 강조 문구 등을 지정
- 후속 질문: AI가 누락한 부분은 “추가로 ‘예산 흐름’도 요약해줘” 식으로 보충
- 버전 관리: AI 초안은 Comment 기능으로 팀 의견 수렴 후 최종 확정
7. 기대 효과
- 회의록 작성·이메일 발송에 소요되던 평균 30분 → 5분으로 단축
- 팀 간 커뮤니케이션 속도 및 피드백 릴레이션 강화
- 회의록·이메일 이력의 중앙 관리로 정보 유실 방지
Notion AI를 도입하면 반복되는 사무 업무를 AI가 대신 처리해 주므로, 여러분은 더 중요한 의사결정과 실행에 집중할 수 있습니다. 지금 바로 위 가이드를 따라 회의록과 이메일 업무를 완전 자동화해 보세요!
관리자